Asiakas– ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä 30.4.2018

  1. Rekisterinpitäjä
    Nimi: Human Side
    y-tunnus: 2901790-6 
    Osoite: Rantakatu 3, 90100 Oulu
  2. Yhteys henkilörekisteriä koskevissa asioissa
    VT, MBA Ritva-Liisa Niskanen
    Puhelin: 0400 499 194
    Sähköposti: ritva-liisa.niskanen@humanside.fi
    Posti: Human Side Oy, Rantakatu 3, 90100 Oulu

    Human Side Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa

  3. Rekisterin nimi
    Human Siden asiakas- ja markkinointirekisteri.
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

    Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Human Side Oy:n ja sen asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

     Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

    asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen
    asiakassuhteen ja toimeksiantoihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
    viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen sekä kampanja-, kontakti- ja asiakashistorian hallinta
    asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.

     Asiakasrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.

     Human Side Oy ei tee asiakastietoihin liittyvää profilointia.

  5. Rekisterin tietosisältö
    Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

    nimi, kutsumanimi, koulutus, työnantaja, tehtävänimike, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
    palveluiden hankintaan ja maksuliikenteeseen liittyviä tietoja
    muistiinpanoja
    rekisteröidyn itse tallettamat tiedot hänestä itsestään
    rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot tai muut vastaavat tiedot.

    muut asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien itse Human Side Oy:lle tiedoksi antamat tiedot.

  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvien palveluiden käytöstä, viestintä– sekä asiointi- ja muuhun toimintaan liittyvät tapahtumista. Tietoja voidaan saada myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan osapuolen toimittamina.
  7. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
    Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

    Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

  8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle
    Asiakastietoja ei luovuteta Human Side Oy:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.

    Pääsääntöisesti asiakastietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Human Side Oy käyttää MailChimp-sähköpostipalvelua suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. MailChimpille siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto käyttäjäryhmistä. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna lain edellyttämällä tavalla ja MailChimpkuuluu Euroopan komission Yhdysvaltojen osalta hyväksymään Privacy Shield-järjestelyyn.

  9. Tarkastusoikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Human Side Oy:n asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

    Human Side Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

    Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

  10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
    Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee toimittaa asiaa koskeva vaatimuksensa Human Side Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

  11. Kielto-oikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Human Side Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Human Side Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

    Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa Human Side Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

    Human Side Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

  12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Human Side Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

  13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  14. Henkilötietojen poistaminen ja säilytysaika
    Human Side Oy säilyttää henkilötietoja asiakas- ja markkinointirekisterissä niin kauan kuin niitä tarvitaan käyttötarkoituksen täyttämistä varten. Tiedot poistetaan viimeistään 10 vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenpidosta osapuolten välillä, jollei lainsäädännöstä johdu pidempää säilytysaikaa. Rekisteröity voi vaatia lakiin perustuen Human Side Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot aiemmin.

    Paperiset asiakirjat hävitetään tietoturva huomioiden asianmukaisesti ja digitaaliset tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla.

  15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
    Human Side Oy pyrkii jatkuvasti kehittämään palveluitaan. Siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.