– Vielä vähän aikaa sitten täällä oli hyvä tekemisen meininki. Tänään olen toimistolla ihan yksin, kertoi keskisuuren yrityksen esimies puhelimessa.
Koronaviruspandemia on vaikuttanut nopeasti työelämään. Parhaat esimiehet tiedostavat, että se, miten henkilöstöä johdetaan nyt, muistetaan.
Jokaisen elämässä on nyt epävarmuutta, pelkoakin. On huolta terveydestä ja ehkä myös työpaikan säilymisestä ja omaan talouteen liittyvistä asioista.
Työmotivaatio vaikuttaa merkittävästi siihen, mitä saamme aikaan. Motivaatio energisoi tekemään. Huolten ja pelkojen keskellä motivaatio kutistuu, jos siitä ei pidetä erityistä huolta.
Moni miettii, että mitä löytyisi tilalle, kun niitä hetkiä, jolloin jokin asia lopulta loksahti paikoilleen työpaikalla tapahtuneen yhteisen pohdinnan lopputuloksena, ei ole vauhdittamassa tekemistä. Miten opitaan ja oivalletaan yhdessä, kun tehdään töitä etäällä työkavereista ja asiakkaista?
Etätyössä tekeminen kaventuu helposti, kun keskitytään tekemään rutiinit ja pakolliset tehtävät. Kehittäminen hautautuu. Ongelmien ratkaiseminen ja uuden oivaltaminen saavat kuitenkin työn tuntumaan merkitykselliseltä. On tärkeä hoitaa oma perustehtävänsä, mutta myös oman työn kehittämistä kannattaa miettiä. Jokainen voi tehdä jotain vielä vähän paremmin: pitää vaikka enemmän yhteyttä asiakkaisiin tai tehdä jonkun tehtävän tehokkaammin.
Esimiehen tärkeä kysymys työntekijälle onkin se, miten kehität omaa työtäsi ja mitä me voimme yhdessä kehittää. Asiakkaille on tarjottava tänäkin aikana sellaista palvelua tai sellaisia tuotteita, joita he tarvitsevat. Ja ehkä on jotain, mitä hiomalla palvelu tai tuote voi olla entistä parempi.
Huolten ja pelkojen leimaamana aikanakin on tärkeä kiinnittää huomiota ihmisten kehittymiseen. Siten olemme entistä osaavampia ja vahvempia ja selviämme tästä kriisistä paremmin kuin tyytymällä tekemään vain sen, mikä on välttämätöntä.
Parhaat esimiehet antavat nyt paljon aikaa henkilöstölle, auttavat heitä onnistumaan työssään ja osoittavat välittävänsä heistä. On aika kuunnella ja luoda turvallinen työympäristö, jossa jokainen haluaa jakaa omia onnistumisia ja uskaltaa puhua myös omista huolistaan ja peloistaan.
Välitä ja pidä yhteyttä
Esimies voi omalla käyttäytymisellään tuoda rauhaa ja selkeyttä toimintaan. Kuunteleminen lisää ymmärrystä. Kysyminen on erityisen tärkeää muutoksessa ja kriisissä, kun näkökulmat uhkaavat kaventua.
Tänä aikana tarvitaan erityisen paljon esimiehen ja työntekijän välisiä kahdenkeskisiä, luottamuksellisia keskusteluja. Vaikka esimiehellä ei ole välttämättä vastauksia esimerkiksi tulevaisuuteen liittyviin kysymyksiin, on tärkeä uskaltaa kohdata ja malttaa kuunnella, olla empaattinen ja rehellinen.
Onneksi meillä on käytössä zoomeja, teamseja ja whatsappeja, jotka mahdollistavat näköyhteyden etätyön aikakaudella. Vanhastaan tunnettu tosiasia on se, että sähköposti on huono johtamisen väline. On helppo ymmärtää viesti väärin, kun ei näe eleitä ja ilmeitä.
On myös paljon ihmisiä, jotka eivät ole siirtyneet etätyöhön. Fyysistä etäisyyttä korostava aika vaikuttaa helposti niin, että myös työpaikoilla vuorovaikutus vähenee. Esimiehen on hyvä olla esimerkkinä toisista välittämisestä ja muistaa kysellä kuulumisia. Olipa henkilöstö työpaikalla tai etätyössä, on tärkeä olla aidosti kiinnostunut ihmisistä ja huolehtia heidän jaksamisesta.
Myös tiimin yhteistä yhteydenpitoa tarvitaan. Siksi esimerkiksi kerran viikossa olevia tiimipalavereja ja yhteisiä kahvihetkiä ei kannata unohtaa etätyöaikanakaan.
Realistista toivoa
Muutaman vuoden takainen Jim Collinsin esitys Nordic Business Forumissa on tullut viime aikoina monta kertaa mieleeni. Collins puhui sotavankina Vietnamissa olleesta amiraali James Stockdalesta. Tämä oli kertonut Collinsille vangeista, jotka asettivat tarkkoja määräaikoja vapautumiselleen. He uskoivat esimerkiksi vapautuvansa jouluun mennessä. Kun joulu meni, he rupesivat ajattelemaan pääsevänsä pois pääsiäiseen mennessä. Sekin tuli ja meni. He pettyivät ja kuolivat ennen pitkää suruunsa.
Stockdale sanoi Collinsille, että on katsottava rehellisesti silmiin sen hetkisen todellisuuden julmimpiakin tosiasioita. Koskaan ei kuitenkaan pidä menettää uskoaan siihen, että kaikki menee hyvin.
Kahdeksan vuoden jälkeen Stockdalen sotavankeus oli ohi. Jossakin vaiheessa koronavirusepidemia talttuu.
Esimiehen tärkeä tehtävä on luoda toivoa. Se ei tarkoita katteettomia lupauksia. Se on optimistisuutta, määrätietoisuutta, avoimuutta, yhdessä tekemistä ja samaan päämäärään kulkemista. Se on välittämistä ja huolehtimista. Se on sitä, että esimies tietää, mitä itse kullekin kuuluu. Se on huolehtimista siitä, ettei kukaan kuormitu tai vetäydy liikaa.
Esimiehen viikko
Selkeät rakenteet tukevat arjessa onnistumista. Ehkäpä viikkokalenteri voisi tukea sinun työtäsi esimiehenä? Mahtuisiko siihen esimerkiksi tällaista:
| maanantai | tiistai, keskiviikko, torstai | perjantai |
| Tiimipalaveri (noin tunti)
* alkavan viikon tekemiset * miten tiimi voi tukea siihen kuuluvien ihmisten onnistumista työssä * yhdessä alkavalla viikolla kehitettävät asiat * itse kunkin kehittämiskohteet omassa tekemisessään * selkeät päätökset siitä, mihin tällä viikolla keskitytään ja kuka tekee mitäkin |
Kahdenkeskisiä lyhyitä keskusteluja
(useiden henkilöiden kanssa, yhteensä noin tunti päivässä) * käydään läpi mm. työntekijän työmotivaatiota ja sitä, miten esimies voi tukea kyseisen henkilön työssä onnistumista
|
Tiimipalaveri (noin tunti)
* mitä tiimille kuuluu * mitä kuluneella viikolla on saatu aikaan * mitä on opittu, yhteisten kokemusten jakamista
|