Ilmaista ja innostavaa kehittämistä – vain välinpitämätön pomo jättää antamatta palautetta

|

Palaute on ilmainen, innostava ja tehokas palkitsemistapa. Työhyvinvointikyselyissä henkilöstö nostaa sen vuodesta toiseen kehitettäväksi asiaksi. Silti palautteen antaminen laiminlyödään monella työpaikalla. ”Kissa kiitoksella elää” -ajattelutapa istuu syvällä suomalaisessa johtamisessa.

Esimiehet vetoavat siihen, etteivät he ehdi kiireen vuoksi antaa palautetta. Toisaalta kiire on yksi tärkeä syy siihen, miksi palautetta pitäisi antaa. Jos sitä ei saa, mistä työntekijä tietää, tekeekö hän asioita oikein? Ilman palautetta tekijä ei tiedä välttämättä edes sitä, tekeekö hän oikeita asioita. Palautetyhjiössä voi tuntua siltä, ettei omalla työllä ole mitään merkitystä. Palaute on myös merkki siitä, että tehty työ on huomattu.

Joku jättää palautteen antamatta uskotellen itselleen, ettei hän osaa tehdä sitä oikein. Onnistuneessa palautteessa on kuitenkin kyse ennen muuta vain siitä, että se annetaan aiheesta, se on rehellistä, oikea-aikaista ja sillä halutaan auttaa toista kehittymään. Paras palaute vie tekemistä eteenpäin.

Haluaisitko tietää totuuden, jos olisit toisen henkilön asemassa?

Usein ajatellaan, että paras palaute on positiivista. Rakentavasti annettu korjaava palaute voi olla kuitenkin saajalleen jopa positiivista palautetta arvokkaampaa. Se opettaa ja auttaa kehittymään. Miten muuten huomaa tarpeen muuttaa toimintatapoja?

Valmentajana ja konsulttina olisi helppo tyytyä sanomaan, että antakaa enemmän palautetta. DiSC -profiilini kertoo kuitenkin sen, että myös oma kehittymiskohteeni on opetella antamaan kovaakin palautetta suoraan.

”Vaikka rakentavan palautteen antaminen saattaa tuntua sinusta epämukavalta, muista, että se voi auttaa ryhmää toimimaan tehokkaammin ja estää pieniä ongelmia paisumasta. Pysyttele vain faktoissa ja kerro asiat lämpimästi, mutta anteeksi pyytämättä. Pidä mielessä, että avoimuus ihmisiä kohtaan auttaa kehittämään suhteitasi pitkällä aikavälillä. Kysy itseltäsi, haluaisitko tietää totuuden, jos olisit toisen henkilön asemassa.”

(Everything DiSC Workplace, © John Wiley & Sons, Inc.)

DiSC -profiilin kysymykseen, haluaisinko tietää totuuden, jos olisin toisen henkilön asemassa, on helppo vastata: totta kai! Silti kuitenkin solahdan helposti toivomaan, että toinen henkilö huomaisi itse toimia toisin.

Korjaavan palautteen antamista vältellään ja lykätään useimmin kai siitä syystä, ettei haluta pahoittaa toisen mieltä. Palautteenantamisessa on hyvä kiinnittää huomiota omiin uskomuksiin. Miksi ajattelen, että toinen pahoittaa mielensä siitä? Onko kuitenkin parempi puhua pienistäkin harmittavista asioista ja estää ongelmaa paisumasta? Sen sijaan, että vältän korjaavan palautteenantamista, voisinko opetella sen antamista rakentavalla tavalla?

Kun annan korjaavaa palautetta, yritän pitää mielessäni, että

  • en viivyttele tarpeettomasti palautteen antamisessa
  • annan palautteen kahden kesken
  • kohdistan palautteen hänen tekemäänsä työsuoritukseen ja vältän vertailua muiden tekemiseen.

Käyn keskustelun niin, että

  • kerron aluksi omat havaintoni mahdollisimman neutraalisti
  • pyydän sen jälkeen häntä kertomaan oman näkemyksensä asiasta (tässä vaiheessa on hyvä hyödyntää avoimia kysymyksiä: miten, mitä, milloin)
  • lopuksi sovimme yhdessä, miten jatkossa toimitaan. Joissakin tilanteissa voi olla hyvä vielä vahvistaa sovittu toimintatapa kirjallisesti vaikkapa sähköpostilla.

On kaiketi vain yksi tilanne, jossa korjaavan palautteen antamista kannattaa lykätä. Jos itse on pahalla tuulella, on hyvä ensin rauhoittua ja ottaa asia esille vasta sitten.

Kiitos

Palaute voi olla vain pari ohimennen annettua sanaa.   Jo pelkästään toteamus ”hyvin tehty” on merkityksellinen palautteensaajalle.

Oppikirjojen mukaan korjaava palaute annetaan kahden kesken. Hyvän palautteen voi antaa toisten läsnä ollessakin. Joillekin positiivisenkin palautteen saaminen muiden kuullen voi kuitenkin olla kiusallista ja siksi hänelle tällainenkin palaute kannattaa antaa kahden kesken.

Sekä hyvän että korjaavan palauteen antaminen on tärkeää. Ne tulee myös osata ottaa vastaan. Yksinkertaistaen: kun saat palautetta, älä selittele. Monesti riittää, kun kiität.

Hyvää palautetta saadessa rupeaa helposti vähättelemään omaa tekemistä.  Ei kannata. Se on mukava tunnustus, josta kannattaa nauttia.

Joskus korjaavan palautteen saajankin paras vastaus on: ”kiitos”. Usein on kuitenkin hyvä, että palautteensaaja kertoo oman näkemyksensä – sortumatta liiallisiin selittelyihin. Ja joka tapauksessa palautteenantajan on hyvä varmistua siitä, että palaute on ymmärretty oikein ja että sen saaja tietää, mitä häneltä odotetaan jatkossa ja miten hänen kuuluu toimia.

Hyvät vuorovaikutustaidot, jotka ovat esimiehen ydinosaamista, korostuvat palautteenannossa. Jotta ihmisiä voi johtaa hyvin, heidät pitää tuntea. Erilaisille ihmisille annetaan palautetta vähän eri tavalla.

Palaute vie kohti yhteisiä tavoitteita

Kehittyminen on tärkeä arvo. Palaute on mainio työkalu edistämään kehittymistä ja ohjaamaan tekemistä. Kun palautteen antaminen on työyhteisön luonteva toimintatapa, se edesauttaa parhaimmillaan yrityksen strategian ja tavoitteiden toteutumista.

Palaute on niin tärkeä voimavara, ettei sitä kannata jemmata vain esimiesten käyttöön. Sen antaminen myös työkavereiden kesken on tärkeää. Toisen kehuminen ei ole itseltä pois – päinvastoin. Yleensä ne, jotka antavat palautetta, saavat myös itse sitä.

Kun palaute annetaan onnistuneesti, se motivoi ja lisää työtyytyväisyyttä. Hyvä palaute saa tehdyn työn tuntumaan merkitykselliseltä ja innostaa yrittämään seuraavalla kerralla ehkä vielä vähän enemmän. Useiden tutkimusten mukaan tyytyväinen työntekijä on tuottava ja tekee laadukasta työtä.

Palautteen hyödyt ovat kiistattomat. Yritän terästäytyä rakentavan palautteen antamisessa. Mitä sinä teet kehittyäksesi palautteenantamisessa? Jokainen meistä luo omalla toiminnallaan palautekulttuuria omassa työympäristössään.