Delegoinnin supervoima

|

Tilanne on tukala, kun on jatkuva kiire ja tekemättömien töiden pino työpöydällä kasvaa. Esimies on etuoikeutetussa asemassa, koska hän voi jakaa työtehtäviä omalla vastuualueellaan.

Sillä, että esimies ei delegoi, voi olla iso merkitys sekä hänelle itselleen että myös koko työyhteisölle. Pahimmillaan se näkyy ensin kyseisen yksikön ja sittemmin koko organisaation heikentyneinä tuloksina. Esimiehen kannattaa pysähtyä aika ajoin miettimään sitä, minkä tehtävän hän voi antaa jonkun toisen tehtäväksi.

Esimiehenä ollessani sain neuvon, jonka mukaan esimiestyössä onnistuu, kun delegoi aina, kun se on mahdollista.

Aluksi ihmettelin, mutta sittemmin tuo ohje osoittautui viisaudeksi. Kun omalle tiimille tulee joitain uusia tehtäviä, ne päätyvät helposti esimiehen tehtäviksi. Kaikilla muillakin tuntuu olevan jo kiire. Ja toisaalta esimiehestä voi tuntua, että hän pystyy tekemään itse paljon nopeammin uuden tehtävän kuin että käyttäisi aikaansa jonkun toisen opastamiseen.

Esimiehen työssä on monia sellaisia tehtäviä, joita ei voi delegoida kenellekään. Jotta voi tehdä kunnolla nämä tehtävät, pitää osata delegoida.

Valmennusten yhteydessä osallistujat sanovat usein, että hyvä esimies osaa delegoida. Jakamalla työtehtäviä oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti, esimies varmistaa sen, että hänelle jää aikaa oman perustehtävänsä, esimiestyön, tekemiseen. Samalla työntekijä, jolle delegoidaan, saa tilaisuuden oppia uutta. Henkilö, johon luotetaan antamalla uutta vastuuta, kasvaa ja kehittyy. Useimmiten delegoinnista hyötyvät sekä esimies että henkilö, jolle delegoidaan.

Delegoi vastuullisesti

Delegointi on yleensä osoitus hyvästä johtamisesta. Se voi kuitenkin olla myös heikkoa johtajuutta, jos esimies delegoi välttääkseen ikäviä tehtäviä ja siirtää ne työntekijän hoidettavaksi.

On tehtäviä, jotka voi antaa jonkun toisen tehtäväksi. On myös niitä tehtäviä, jotka esimiehen pitää tehdä itse. Esimiehen perustehtävään kuuluvia asioita ei voi delegoida. Esimerkiksi työyhteisön ristiriitatilanteissa esimiehellä on velvollisuus toimia. Niillä ihmisillä, joita päätös koskee, on oikeus saada äänensä kuuluviin. Esimiehen pitää kuitenkin tehdä lopulliset päätökset työn tekemistä koskevissa asioissa.

Hyvä esimies muistaa vastuunsa myös delegoidessaan. Hän on omalla tekemisellään esimerkki muulle työyhteisölle.

Työnjaosta kannattaa keskustella. Myös se, että tuntee ihmiset, helpottaa delegointia. Kun tietää, minkälainen ammattitaito ja työtilanne itse kenelläkin on, uusien tehtävien jakaminen helpottuu.

Delegoi, kun
• joku tiimissäsi voi tehdä kyseisen tehtävän paremmin kuin sinä
• haluat antaa työntekijälle mahdollisuuden kehittyä ja oppia uutta
• et ehdi tehdä kaikkea sitä, mitä sinun pitää esimiehenä ehtiä tekemään.

Myös silloin, kun esimies delegoi, vastuu jää viime kädessä hänelle. Esimies vastaa aina oman vastuualueensa onnistumisesta.

Kun siirtää jonkun asian toiselle tehtäväksi, on tärkeä selittää tehtävä kunnolla. Delegoimiseen tarvitaan aikaa ja hyviä vuorovaikutustaitoja. Ymmärrämme välillä tahattomasti väärin toistemme sanomiset. Delegoitaessa on hyvä varmistaa, että toinen ymmärtää, mitä häneltä odotetaan. Monesti on hyvä kertoa myös se, miksi esimies on päättänyt delegoida tämän tehtävän.

Vastuullinen esimiestyö on sitä, ettei työntekijää jätetä yksin uuden asian kanssa. Joskus työntekijä tarvitsee enemmän opastusta uudesta asiasta suoriutumiseen, joskus vähemmänkin riittää.

Kun delegointi on tehty, on hyvä antaa toisen tehdä asia omalla tavallaan. Se, että välillä kysäisee, miten työ etenee, on esimiehen tehtävään kuuluvaa johtamista.

Ja kun työ on suoritettu, suorittajan on tärkeä saada siitä palaute.

Mitä delegointi vaatii esimieheltä?

Itseensä luottava esimies uskaltaa delegoida, vaikka jostakin työtehtävästä luopuminen voi tuntua vähän pelottavalta tai saa tuntemaan huonommuutta, kun ei pysty itse hoitamaan kaikkia tehtäviä. Moni haluaa pitää kaikkia lankoja käsissään. Luopuminen tuntuu vaikealta, vaikka tietää, että kaikki voisivat hyötyä siitä.

Kun työtä on paljon, esimiehen kannattaa pysähtyä miettimään omia tehtäviään. Se, että siirtää jonkun tehtävän toiselle, ei tee esimiehestä heikompaa. Yleensä se tekee hänestä entistä vahvemman. Hänelle jää aikaa keskittyä esimiestyön kannalta olennaisiin asioihin.

Se, että esimies delegoi, tarkoittaa monesti sitä, että asiat tulevat tehtyä nopeammin. Samalla esimies mahdollistaa itselleen sen, että voi tehdä jotain uutta. Kun delegointi saa työntekijän huomaamaan, että häneen luotetaan, motivaatio paranee. Parhaimmillaan delegointi tekee esimiehistä tehokkaampia ja tuottavampia ja työntekijöistä sitoutuneempia.

Delegoimista voi oppia. Ensinnä pitää oivaltaa, että jos ei välillä pysähdy miettimään sitä, mikä on omassa työssä tärkeintä, tärkein voi jäädä tekemättä. Delegointi vaatii kykyä organisointiin ja priorisointiin. Niitä voi harjoitella vaikkapa listaamalla omia työtehtäviä ja pohtimalla, mitä ovat ne tehtävät, jotka pitää hoitaa itse.

Onko delegointitaidoissasi parannettavaa?

Kehity johtajana - hyödynnä coachingia

Halusimme kirjoittaa sinulle käytännönläheisen oppaan siitä, mitä Business Coaching on ja miten sinä voit hyödyntää sitä.

Lataa maksuton opas