Delegoinnin supervoima

Tilanne on tukala, kun on jatkuva kiire ja tekemättömien töiden pino työpöydällä kasvaa. Esihenkilö on etuoikeutetussa asemassa, koska hän voi jakaa työtehtäviä omalla vastuualueellaan.

Sillä, että esihenkilö ei delegoi, voi olla iso merkitys sekä hänelle itselleen että myös koko työyhteisölle. Pahimmillaan se näkyy ensin kyseisen yksikön ja sittemmin koko organisaation heikentyneinä tuloksina. Esihenkilön kannattaa pysähtyä aika ajoin miettimään sitä, minkä tehtävän hän voi antaa jonkun toisen tehtäväksi.

Esihenkilöurani alussa sain neuvon, jonka mukaan esihenkilötyössä onnistuu, kun delegoi aina, kun se on mahdollista.

Aluksi ihmettelin, mutta sittemmin tuo ohje on osoittautunut viisaudeksi. Kun omalle tiimille tulee joitain uusia tehtäviä, ne päätyvät helposti esihenkilön tehtäviksi. Kaikilla muillakin tuntuu olevan jo kiire. Ja toisaalta esihenkilöstä voi tuntua, että hän pystyy tekemään itse paljon nopeammin uuden tehtävän kuin että käyttäisi aikaansa jonkun toisen opastamiseen.

Esihenkilön työssä on monia sellaisia tehtäviä, joita ei voi delegoida kenellekään. Jotta voi tehdä kunnolla nämä tehtävät, pitää osata delegoida.

Valmennusten yhteydessä osallistujat sanovat usein, että hyvä esihenkilö osaa delegoida. Jakamalla työtehtäviä oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti, esihenkilö varmistaa sen, että hänelle jää aikaa oman perustehtävänsä, esihenkilötyön, tekemiseen. Samalla työntekijä, jolle delegoidaan, saa tilaisuuden oppia uutta. Henkilö, johon luotetaan antamalla uutta vastuuta, kasvaa ja kehittyy. Useimmiten delegoinnista hyötyvät sekä esihenkilö että henkilö, jolle delegoidaan.

Delegoi vastuullisesti

Delegointi on yleensä osoitus hyvästä johtamisesta. Se voi kuitenkin olla myös heikkoa johtajuutta, jos esihenkilö delegoi välttääkseen ikäviä tehtäviä ja siirtää ne työntekijän hoidettavaksi.

On tehtäviä, jotka voi antaa jonkun toisen tehtäväksi. On myös niitä tehtäviä, jotka esihenkilön pitää tehdä itse. Esihenkilön perustehtävään, kuten esimerkiksi tehtävään liittyvien päätösten tekemistä ja velvollisuutta puuttua työyhteisön ristiriitatilanteisiin, ei voi delegoida.

Hyvä esihenkilö muistaa vastuunsa myös delegoidessaan. Hän on omalla tekemisellään esimerkki muulle työyhteisölle.

Työnjaosta kannattaa keskustella. Myös se, että tuntee ihmiset, helpottaa delegointia. Kun tietää, minkälainen ammattitaito ja työtilanne itse kenelläkin on, uusien tehtävien jakaminen helpottuu.

Delegoi, kun
• joku tiimissäsi voi tehdä kyseisen tehtävän paremmin kuin sinä
• haluat antaa työntekijälle mahdollisuuden kehittyä ja oppia uutta
• et ehdi tehdä kaikkea sitä, mitä sinun pitää esihenkilönä ehtiä tekemään.

Myös silloin, kun esihenkilö delegoi, vastuu jää viime kädessä hänelle. Esihenkilö vastaa aina oman vastuualueensa onnistumisesta.

Kun siirtää jonkun asian toiselle tehtäväksi, on tärkeä selittää tehtävä kunnolla. Delegoimiseen tarvitaan aikaa ja hyviä vuorovaikutustaitoja. Ymmärrämme välillä tahattomasti väärin toistemme sanomiset. Delegoitaessa on hyvä varmistaa, että toinen ymmärtää, mitä häneltä odotetaan. Monesti on hyvä kertoa myös se, miksi esihenkilö on päättänyt delegoida tämän tehtävän.

Vastuullinen esihenkilötyö on sitä, ettei työntekijää jätetä yksin uuden asian kanssa. Joskus työntekijä tarvitsee enemmän opastusta uudesta asiasta suoriutumiseen, joskus vähemmänkin riittää.

Kun delegointi on tehty, on hyvä antaa toisen tehdä asia omalla tavallaan. Se, että välillä kysäisee, miten työ etenee, on esihenkilön tehtävään kuuluvaa johtamista.

Ja kun työ on suoritettu, suorittajan on tärkeä saada siitä palaute.

Mitä delegointi vaatii esihenkilöltä?

Itseensä luottava esihenkilö uskaltaa delegoida, vaikka jostakin työtehtävästä luopuminen voi tuntua vähän pelottavalta tai saa tuntemaan huonommuutta, kun ei pysty itse hoitamaan kaikkia tehtäviä. Moni haluaa pitää kaikkia lankoja käsissään. Luopuminen tuntuu vaikealta, vaikka tietää, että kaikki voisivat hyötyä siitä.

Kun työtä on paljon, esihenkilön kannattaa pysähtyä miettimään omia tehtäviään. Se, että siirtää jonkun tehtävän toiselle, ei tee esihenkilöstä heikompaa. Yleensä se tekee hänestä entistä vahvemman. Hänelle jää aikaa keskittyä esihenkilötyön kannalta olennaisiin asioihin.

Se, että esihenkilö delegoi, tarkoittaa monesti sitä, että asiat tulevat tehtyä nopeammin. Samalla esihenkilö mahdollistaa itselleen sen, että voi tehdä jotain uutta. Kun delegointi saa työntekijän huomaamaan, että häneen luotetaan, motivaatio paranee. Parhaimmillaan delegointi tekee esihenkilöistä tehokkaampia ja tuottavampia ja työntekijöistä sitoutuneempia.

Delegoimista voi oppia. Ensinnä pitää oivaltaa, että jos ei välillä pysähdy miettimään sitä, mikä on omassa työssä tärkeintä, tärkein voi jäädä tekemättä. Delegointi vaatii kykyä organisointiin ja priorisointiin. Niitä voi harjoitella vaikkapa listaamalla omia työtehtäviä ja pohtimalla, mitä ovat ne tehtävät, jotka pitää hoitaa itse.

Onko delegointitaidoissasi parannettavaa?